Einfache Ordnung, einfaches Leben – Home Office organisieren

Nervt dich das Chaos am heimischen Arbeitsplatz auch? Du räumst in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen auf, aber nach kurzer Zeit ist das Sammelsurium wieder da? In diesem Artikel geht es um zwei zentrale Punkte: Wie beseitigst du das Chaos und wie sorgst du dafür, dass die Ordnung bleibt?

Typische Baustellen schlecht organisierter Arbeitsplätze

•  Die Papiere stapeln sich, es gibt kein System.
•  Arbeitsmaterialien verstopfen die Schubladen oder Ablagekörbe.
•  Überall finden sich Notizzettel und Post-its mit Telefonnummern, Erinnerungen und sogar Passwörtern.
•  Es existiert keine systematische Ablage.
•  Es haben sich bisher nur wenige oder gar keine Standards für die Arbeit etabliert.

Das Resultat: Die Produktivität leidet, der Arbeitsfluss wird gestört. Du kannst dich kaum noch konzentrieren. Die Suche nach Unterlagen und Informationen nimmt immer mehr Zeit in Anspruch. Das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren, stellt sich früher ein und kann zu Überforderung führen. Kaum jemand fühlt sich in einem unaufgeräumten Umfeld wohl. Dabei ist Ordnung schaffen mit System kein Problem.

Aufräumen im Home Office: So schaffst du Ordnung

Es spielt keine Rolle, ob du den Luxus eines separaten Arbeitszimmers genießen kannst oder eine Ecke im Wohnzimmer eingerichtet hast – die Rahmenbedingungen für produktives Tun müssen stimmen. Ordnung und Übersichtlichkeit stehen dabei an erster Stelle. Wichtig: Nimm dir ausreichend Zeit! Das Chaos ist nicht innerhalb einer Stunde entstanden, und du wirst es nicht innerhalb einer Stunde beseitigen können.

Erster Schritt: Woraus besteht das Durcheinander?

Verschaffe dir zunächst einen Überblick und mache eine Bestandsaufnahme. Nimm das Chaos bewusst wahr. Vielleicht machst du sogar ein Foto für einen späteren Vorher-Nachher-Vergleich? Frage dich, welche Gegenstände auf deinem Schreibtisch absolut unverzichtbar sind. Dazu gehören vermutlich nur der Computer oder der Laptop und die Schreibtischlampe. Stifte, Büroklammern und die Kaffeetasse müssen sich hier nicht unbedingt dauerhaft aufhalten. Räume deshalb erst einmal alles vom Tisch und sorge mit einem feuchten Tuch für eine saubere Oberfläche.

Zweiter Schritt: Sortieren

Organisiere drei Behälter und beschrifte sie eindeutig. Etwas größere, stabile Kartons und ein dicker Edding reichen dafür völlig aus. Der erste Behälter soll alles enthalten, was du in Zukunft auf jeden Fall benötigen wirst. Im zweiten Behälter sammelst du alles, was entsorgt werden kann. Der dritte Behälter ist für die Dinge da, die du vielleicht noch benötigst. Es ist oft schwierig, sich zu entscheiden. Dieser Behälter nimmt dir den Entscheidungsdruck.

Dritter Schritt: Minimalismus praktizieren

Um dein Home Office zu organisieren, empfehlen wir dir das Prinzip „Weniger ist mehr“. Nur die notwendigsten Arbeitsmittel sollten auf dem Schreibtisch einen festen Platz erhalten, alles andere gehört in Schubladen, Ordner oder Aufbewahrungsboxen. Das heißt zum Beispiel, dass der Monitor und die Schreibtischlampe bleiben, der Locher aber in der Schublade verschwindet.

Vierter Schritt: Funktionale Büromöbel nutzen

Alles, was auf dem Schreibtisch nichts mehr verloren hat, benötigt anderweitig einen festen Platz. Ideal sind – immer noch – die guten alten Rollcontainer. Du hast die Wahl unter mehreren Ausführungen. Für lose Blätter eignet sich beispielsweise eine Hängeregistratur mit eindeutig beschrifteten Mappen. Mehrere Schubladen sorgen für Ordnung unter den Arbeitsmitteln, auf die du im Bedarfsfall schnellen Zugriff benötigst.

Fünfter Schritt: Ablage organisieren

Ungeordnete Papierstapel sind frustrierend. Eine durchdachte Ablage schafft Ordnung und Klarheit. Damit dein zukünftiges System funktioniert, solltest du dir vorab gründlich überlegen, was du wann mit welchem Dokument machen wirst. Vorab können drei Ablagekategorien helfen, den Papierwust im Home Office zu organisieren: nicht bearbeitet, in Bearbeitung, erledigt.

Richte einen Ordner mit der Beschriftung „Aktuelles“ ein und gliedere ihn inhaltlich entsprechend der Ordner im Regal. Einmal wöchentlich leerst du den Ablagekorb mit den erledigten Vorgängen und sortierst diese in den Order „Aktuelles“ ein. Für das Umsortieren in die „große Ablage“ legst du einen festen Tag pro Monat fest.

Wozu das Ganze?

•  In den Ablagekörben herrscht laufend Ordnung.
•  Benötigst du ein Dokument aus jüngerer Vergangenheit, findest du dieses zügig im Ordner „Aktuelles“. Dieser sollte sich unmittelbar an deinem Arbeitsplatz befinden.
•  Die Ordner für die langfristige Aufbewahrung kannst du sogar in einem anderen Raum unterbringen: Du benötigst sie im besten Fall nur einmal pro Monat.

Sechster Schritt: Ordnung in die Notizen bringen

Verabschiede dich von herumfliegenden Post-its, To-do-Listen und Notizzetteln. Sie sind in der Regel ohnehin nicht auffindbar, wenn du sie brauchst. Verwende stattdessen ein Notizbuch, das du in der nächstliegenden Schublade aufbewahrst. Bevor du morgens an deine eigentliche Arbeit gehst, konsultierst du dieses Buch. Prüfe deine Notizen und füge Neue hinzu. Denke auch daran, alles mit dem aktuellen Datum zu versehen. Was du erledigt hast, wird abgehakt oder durchgestrichen.

Siebter Schritt: Ordnung nach Feierabend

Schließe den Arbeitstag mit einem Ritual ab: Versetze dein Home Office wieder in den morgendlichen Ausgangszustand und räume alles weg, was nicht zu den notwendigen Gegenständen gehört. Alles hat einen festen Platz: Notizbuch und Stifte, Unterlagen und Briefumschläge, Locher und Büroklammern. Wische die Oberfläche deines Schreibtisches mit einem feuchten Tuch ab und genieße die Vorfreude auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz am nächsten Morgen.